一、换届流程
吉林大学中华义工联合会2022级管理层任期已满，为保证下一届管理层成员及时接手社团相关事务并开展2024级新生纳新活动，现开启2024年义工管理层换届活动。
1、组织架构改革
经讨论决定，本次换届改革内容包括：
（1）撤销管理部。义工经过多年发展，部分志愿活动已不再开办，相关部门职能退化明显，故将原管理部职能合并到秘书部，部分事务交由副会长及秘书长完成。
（2）明确两名副会长、秘书长具体协管部门。副会长（内）协管外联部事务，副会长（外）协管志愿服务队、活动部事务，秘书长协管秘书部、宣传部事务。
（3）扩大换届报名范围。除会长一职需为义工内部成员担任外，本年度义工支教团成员（限2023级）可参与换届，报名其余管理层岗位。
（4） 启用电子版志愿时长证明，相关事务由副会长（外）执行。传统纸质版志愿时长证明不利于统一管理，开具流程也较为混乱，故启用电子版志愿时长证明，并于义工网站cvf.jluer.cn上进行统一录入和下载，授权密码由会长和副会长保管，具体录入工作由副会长（外）执行。
2、换届操作流程
有意愿参与义工管理层换届的同学需认真填写《吉林大学中华义工联合会换届留任申请书》，在8月2日（星期五）前发送到邮箱484602491@qq.com，同时加入换届面试群（群聊二维码后续公布），准备面试事宜。
二、换届岗位
换届岗位名录如下：
| 序号 | 管理层岗位 | 录用人数/人 |
|---|---|---|
| 1 | 会长 | 1 |
| 2 | 副会长 | 2 |
| 3 | 秘书长 | 1 |
| 4 | 志愿服务队队长 | 2 |
| 5 | 秘书部部长 | 2 |
| 6 | 外联部部长 | 2 |
| 7 | 活动部部长 | 2 |
| 8 | 宣传部部长 | 2 |
共计14人，最终录用人数依照面试情况为准。
管理层各岗位具体职能分工详见附件：《吉林大学中华义工联合会管理层职能说明书》。
注：会长一职仅限吉林大学中华义工联合会2023级部员报名，其余管理层职位限义工2023级部员和2024年义工支教团2023级成员报名。
三、面试内容
本次换届面试 不要求设计竞选PPT ，面试内容为志愿活动设计和相关专业性考察。以下面试准备内容针对第一志愿而言，大家依照第一志愿报名情况准备对应内容。
1、会长、副会长、秘书长
面向2024级新生进行志愿者纳新活动/2025年义工支教/“盒聚变 漂流瓶”废品回收活动，请在 以上三个活动中任选其一 设计整体活动流程和可能出现的意外情况预案。
2、各部门部长
面向2024级新生进行志愿者纳新活动/2025年义工支教/“盒聚变 漂流瓶”废品回收活动等，请在 义工全部已开展并且2024年度仍在开展的志愿活动中任选其一 叙述自己的第一志愿部门在活动中扮演的角色和需要完成的任务，也可拓展到活动中与其他部门的协作情况。
附件：
**吉林大学中华义工联合会
管理层职能说明书**
会长一名
- 做好义工年度规划和活动大体流程框架。
- 与社联、指导单位、指导老师联系，代表整个社团出席对外交流活动。
- 编写中华义工档案、会长工作要点记录。
- 各种大型活动直接对接人和支教活动总负责人。
- 保管义工公章及相关重要文件。
- 对义工各职能部门进行管理，安排相关工作。
副会长两名
两名副会长共同组织义工内部团建及文化建设
（内）
- 定期审查账目，整理报销材料，协调报销费用。
- 暑期支教重点负责人之一。
- 管理义工历年奖状和纪念类资料。
- 负责撰写大型活动及年会的策划，制作相关PPT。
- 协助会长管理外联部事务。
（外） - 代表本社团与其他组织联系。
- 暑期支教重点负责人之一。
- 协同志服队队长向外拓宽社团活动，管理各类志愿活动。
- 梦想大老师活动负责人。
5.完成志愿时长录入义工网站cvf.jluer.cn的相关工作。 - 协助会长管理志愿服务队、活动部事务。
秘书长一名
- 更新义工百度百科。
- 负责大型会议的筹备工作。
- 整理内部通讯录、课程表等文件。
- 做好每次管理层会议记录，协助会长整理各项资料文件。
- 撰写每次活动的部门任务计划（分工＋截止时间）。
- 妥善保管义工手机卡，做好各大平台账号的全局管理。
- 管理义工的抖音账号，在活动过程中记录义工生活的点滴。
- 管理义工B站账号，上传大型活动记录视频。
9.协助会长管理秘书部、宣传部事务。
志愿服务队队长两名
- 做好年度志愿活动规划并向会长进行汇报，监督活动进行。
- 关注外界志愿活动相关信息，与外界志愿服务组织联系。
- 关于志愿活动发生的问题及时与会长进行联系和商讨。
- 组织志愿队日常活动，安排各项活动的领队并进行监督。
- 组织各志愿活动负责人培养队员的领队能力。
- 组织并监督部员维持小红书运营作为活动日志。
7.暑期支教重点负责人之一。
秘书部部长两名
- 定期整理活动后资料（内部活动、志愿活动）并上传云盘。
- 收集每次活动具体参与人员信息，依照模板制作活动时长统计表并交给副会长进行志愿时长证明开具。（与各志愿活动领队做好对接及信息统计工作）
- 负责设计并整理活动排班表、报名表、签到表及申请表，整理面试所需资料和面试结果，安排发布信息。
- 组织部员对大型活动及大会拍照和录像，并上传网盘和群聊相册， 并选取优质照片发给宣传部做推广宣传。（选择固定的 2-3 人）
- 协调开展义工内部办公软件培训。
外联部部长两名
- 拉外联，为组织活动筹集资金，进行资金管理。
- 负责安排各种活动，如宣讲会、晚会等礼仪人员。
- 负责协助志愿服务队与合作组织——美丽中国支教项目进行对接，辅助完成系列工作。
- 相关活动具有表彰性质的证书及奖品等的购买。（与活动部物资购买区别开）
- 活动开支发票的开具和保存。
关于报销的问题需要明确：必须要经过会长同意后进行报销，不可擅自报销；擅自奢侈消费是不能报销的。
活动部部长两名
- 批场地、教室、展位、条幅等。
- 活动前的场地布置，物资购买及摆放以及活动后场地整理。
- 采购并保管义工物资。
- 负责图书馆整理活动的组织开展。
宣传部部长两名（微信公众号运营负责人）
- 活动现场有关宣传（黑板，展板等）的布置。
- 设计海报，传单，展板，问卷等。
- 协助开展义工电脑技术、微信推送及相关技术培训。
- 负责义工官方 QQ 账号的运营。
- 负责义工微信推送运营，保质保量准时完成推送任务。
点击下载： 2024吉林大学中华义工联合会换届留任申请书
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